Ganz klar, dass du dir für dein Business und vor allem dein Backoffice die größtmögliche Erleichterung wünschst. Für das Alltagsgeschäft lässt sich aus der eigenen Erfahrung eine gut laufende und funktionierende Strategie entwickeln. Spätestens beim Thema „Buchführung“ scheint der Stress vorprogrammiert zu sein.
Hinzu kommt, dass es womöglich schwierig ist sämtliche Tätigkeiten im Zusammenhang mit der laufenden Finanzbuchhaltung zu überblicken und einen geeigneten Ablauf zu entwickeln. Praktisch, wenn man auf Erfahrungswerte und Tipps anderer zurückgreifen kann.
Ich möchte dir heute 6 einfach umsetzbare und praxiserprobte Tipps mit an die Hand geben, die dir helfen zukünftig stressfreier laufende Geschäftsvorfälle zu erfassen und deine Buchführung fristgerecht zu erstellen und zu übermitteln.
1. klarer Zeitpunkt
Klassisches „Problem“, die Buchführung wird aufgeschoben. Kennt das nicht jeder? „Morgen habe ich mehr Zeit und Ruhe dafür“ und schon schiebt man die gesammelten Belege zur Seite, die Buchführung wird vertröstet. Dabei wäre ein klarer Zeitpunkt so hilfreich.
Ich verrate dir die ersten Stationen meiner Ausbildung zur Steuerfachangestellten: Posteingang, Wiedervorlage und Fristenkontrolle. Was haben diese drei Aufgaben gemeinsam? Die Wahl und Festsetzung eines klaren Zeitpunkts anhand von Prioritäten, Deadlines und zu erwartendem Zeitaufwand. Die Basis für die Erstellung einer stressfreien und fristgerechten Buchführung.
Mach es so: Trage „Buchführung“ in deinen Kalender ein und nutze die Erinnerungsfunktion. Wähle den Zeitpunkt so klar wie möglich, d.h. lege ein festes Datum und eine genaue Uhrzeit fest.
2. Etappenziele
Nicht immer ist es produktiv „Nachtschicht“ einzulegen, um die Buchführung an einem Stück zu erledigen. Manche schrecken auch die vielen Unteraufgaben und Nebentätigkeiten der Finanzbuchführung zurück. Etappenziele zu setzen, kann den Stress erheblich minimieren.
Idealerweise sollte im Vorfeld ein Überblick verschafft werden, welche Tätigkeiten in welchem Umfang zu erledigen sind. Selbstprüfung: Welche Aufgaben muss ich persönlich erledigen und welche kannst ich outsourcen d.h. remote von Dritten erledigen lassen? Wie lange benötige ich für einzelne Tätigkeiten? Wo könnte ich Unterstützung gebrauchen und welche Fragen möchte ich klären?
Mach es so: Schreibe dir sämtliche Aufgaben (z.B.: Belege herunterladen, scannen bzw. digitalisieren, ordnen, abspeichern, erfassen, Kostenstellen zuordnen…) der laufenden Finanzbuchführung auf. Überlege dir, wie viel Zeit du benötigen wirst und welche Aufgaben du ggf. zusammenhängend abarbeiten kannst. Halte dich dabei wenn möglich an deine Bürozeiten bzw. führe die Buchführung nicht auf Kosten deiner Freizeit durch. Plane die Etappenziele vorzugsweise wöchentlich und immer mit dem Blick auf den Steuertermin.
3. Mindset
Vorbereitung ist alles? Ja und nein. Die beste Vorbereitung inklusive Etappenziele und klar gesetztem Zeitpunkt kann in Stress ausarten, wenn die innere Einstellung der Buchführung gegenüber negativ einstellt ist. Es ist essentiell wichtig an einem positiven Mindset zu arbeiten und dieses auch zu stärken.
Die Buchführung als Grundgerüst des Business zu sehen hilft, daran teilhaben und dieses verstehen als auch lenken zu wollen. Die Erledigung der Buchführung ist ein „Business-Date“, welches hilft die Abläufe aus finanzieller, wirtschaftlicher und steuerlicher Sicht zu betrachten um daraus folgerichtige unternehmerische Entscheidungen für die Zukunft treffen zu können.
Mach es so: Werde dir bewusst wie wichtig es ist betriebswirtschaftliche Aspekte deines Unternehmens zu verstehen. Lasse den Gedanken zu, dass kontinuierlicher Umgang mit Zahlen dein Verständnis erweitert und es Freude bereiten kann dieses gezielt einzusetzen.
4. Stressoren
Künstlich produzierter Stress kann durch mangelnde Vorbereitung, undurchdachtes Zeitmanagement und ebenso durch falsches Mindset und unzureichende Kenntnis entstehen. Diese Stressoren zu erkennen und frühzeitig auszuräumen hilft die Buchführung stressfreier erledigen zu können.
Stressoren können auch von außen auf Unternehmen und die eigene Tätigkeit einwirken, sind aber zu einem nicht unerheblichen Teil „selbstverschuldet“. Wie kann das sein? Die Buchführung ist nicht als festes Element in die Zeit- und Terminplanung eingebunden, es ist unklar welche Tätigkeiten (selbst) zu erledigen sind, die innere Einstellung ist kontraproduktiv und die Kenntnis zu betriebswirtschaftlichen Abläufen ist kaum vorhanden.
Mach es so: Die Punkte 1 – 3 können der erste Ansatz sein, deine Stressoren zu erkennen und einzudämmen. Nutze zudem Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten um deine Kenntnis zu erweitern. Alternativ solltest du darüber nachdenken einzelne Aufgabengebiete abzugeben. Virtuelle Assistentinnen können hier eine wertvolle Unterstützung sein.
5. Ablenkung
Nehmen wir das Szenario eines wichtigen Kundentermins. Vielleicht sogar wichtige Verhandlungen, die die Zukunft des Unternehmens entscheidend lenken werden. Sicherlich sollten diese nicht durch Anrufe, Mitteilungen, Nachrichten oder „SocialMedia-Infos“ gefährdet werden. Ablenkungen zu vermeiden und auszuschalten wäre sinnvoll.
Ablenkungen in der Buchführung halten von der eigentlichen Tätigkeit ab, bringen Unruhe in den Arbeitsablauf und Fehler schleichen sich ein. Das kann ungewollt zu Missmanagement führen.
Mach es so: Nutze doch den „nicht stören“- oder auch den Flug-Modus, um einfach mal nicht erreichbar zu sein. Verschaffe dir Freiraum um den gesetzten Zeitpunkt und halte diese Arbeitsphase ein ohne parallel etwas anderes zu erledigen oder abgelenkt zu werden.
6. Konzentration
Vor allem dann, wenn Aufgaben uns nicht sonderlich liegen, neigen wir dazu anderen Gedanken Raum zu geben und Ablenkung zuzulassen. Wie unter Punkt 5 beschrieben ist es förderlich, die Ablenkungen zu minimieren oder ganz auszuschalten. Konzentration kann gefördert werden und hilft die Buchführung durchdacht und damit stressfreier zu erledigen.
Zu Anfang mag es schwierig erscheinen, den Fokus einzig auf die Buchführung zu richten. Mit der Zeit und etwas Übung funktioniert es immer besser. Ist die Buchführung in kleinere Aufgaben unterteilt, d.h. Etappenziele gesetzt, kann dies wesentlich dazu beitragen die Konzentration zu fördern und zu stärken.
Mach es so: Meide Multitasking während der Buchführung. Beherzige die vorangegangenen Tipps. Sorge zudem für ausreichend Frischluft und Flüssigkeit. Ein heller Arbeitsort kann dazu beitragen nicht schläfrig und unkonzentriert zu werden. Gönne dir Pausen und nutze Schreibtisch-Übungen für Entspannung der Muskulatur.
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Für die Umsetzung der einzelnen Tipps oder zur Erarbeitung eines Zeitmanagement, dass zu deinem Unternehmen und deinen Umständen passt, kannst du dich gern an mich wenden.
