Ist das notwendig? Musst Du Dich tatsächlich auf den Steuertermin vorbereiten? NEIN, das musst du natürlich nicht. Im Officemanagement und der Optimierung des Backoffice ist es wie bei vielen Dingen im Business: man kann auf den Erfahrungswerten anderer aufbauen um Zeit und Kraft zu sparen.
Diesen Artikel schreibe ich für Dich, damit Du von meinen Erfahrungen im Officemanagement, als auch im Backoffice von Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern profitieren kannst.
Dein Profit: Du kannst meine Tipps ganz individuell an deine Möglichkeiten und dein Business anpassen.
Der Steuertermin
In der Selbständigkeit begegnest du so manchen Steuerarten und damit auch unterschiedlichen Fristen zur Abgabe. In diesem Artikel beziehe ich mich primär auf den Steuertermin der Umsatzsteuer bzw. den der Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Der Termin zur Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung ist fix, d.h. für den jeweiligen Veranlagungszeitraum von Amts Wegen festgelegt.
- monatliche Veranlagung: Abgabe der USt-VA am 10. des Folgemonats (z.B. Januar 2022 fällig am 10.02.2022)
- vierteljährliche Veranlagung: Die USt-VA für das Quartal ist im Monat nach Quartalsende zur Abgabe fällig (z.B. 1. Quartal 2022 am 10.04.2022)
- jährliche Veranlagung: Die USt-VA wird ersetzt und du gibt lediglich eine Jahresmeldung -> Umsatzsteuerjahreserklärung ab
Zu erst in den Kalender
Ende November hängt bei mir schon der Wandkalender für das neue Jahr. Idealer Zeitpunkt, um die wichtigsten Fristen und bevorstehenden Steuertermine einzutragen. Ausgangspunkt ist, wie oben erwähnt, der Veranlagungszeitraum. Für mich bildet die Leitlinie jeweils der 10. eines Monats bzw. des Folgemonats.
Mit einem roten Stift notiere ich jeweils Monat für Monat am 10. „USt-VA“ im Kalender.
Ich selbst nutze dabei analog einen Wandkalender (z.B. den von Leitz) für den schnellen Blick vom Schreibtisch an die Wand und zusätzlich ein Bullet Journal, als Komplettlösung zwischen Notizen, „Tagebuch“ (i.S. von Tagesablauf & Tätigkeiten) und Kalender.
Zusätzlich kommt bei mir auch ein digitaler Kalender zum Einsatz. In „iCal“ von iOs habe ich mir bereits zu Beginn meiner Selbständigkeit einen passenden „Business-Kalender-Account“ angelegt. In Brandingfarbe und dem Namen „time&paper“. Darunter habe ich in den ersten Jahren auch die Steuertermine und Buchführungsphasen als Termin eingetragen. Mit zunehmender Auftragslage und zusätzlichen Businessterminen ist der Überblick verloren gegangen, zumal mir der Farm-Akzent rot als Frist gefehlt hatte.
Seit 2 Jahren nutze ich daher einen extra „Kalender-Account“ in rot mit dem Namen „BuHa & Steuern“. Hierüber trage ich ebenfalls vor Beginn des neuen Jahres alle bevorstehenden 12 Steuertermine ein, die dann automatisch rot markiert im Kalender erscheinen. Zusätzlich trage ich auch den Beginn meiner Buchführungsphase und meine persönliche Deadline ein.
Als Projekt gestalten
Den Termin zur Abgabe der USt-VA kann man durchaus als Deadline eines (wiederkehrenden) Projekts betrachten. Warum? Weil der Steuertermin die Buchführungsphase des jeweiligen Veranlagungszeitraums beendet.
Im Alltag wird der Steuertermin und die Buchhaltung nicht selten weit weg von Tagesgeschäft und anderen Businessterminen „geparkt“. Oft wird die Buchhaltung in den freien Stunden, am Abend oder Wochenende erledigt. Das ist nicht weiter tragisch, kann aber dazu führen, dass die Motivation weiter sinkt und ebenso das Mindset negativ behaftet wird. Wieso kann man das sagen? Feierabend verbindest du sicherlich auch damit, sowohl räumlich als auch gedanklich Abstand von Büro und Arbeitsalltag zu nehmen. Legst du nun Buchhaltungstätigkeiten in den Feierabend oder gar auf das Wochenende, widerspricht das dem Gedanken von Freizeit, als auch von Erholung und Achtsamkeit.
Du darfst also die Buchhaltung und alle damit verbundenen Tätigkeiten als Projekt gestalten. Integriere diese fest in deinen Businessalltag. Je nach Tätigkeitsaufwand kannst du dafür ein paar Stunden oder auch einzelne Tage reservieren. Deine ganz individuelle „Buchführungsphase“. Orientiere dich an dem Fixpunkt „Steuertermin“, z.B. zur Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Kalkuliere die Zeit rückwärts, ausgehend von dem zu erwartenden Zeitaufwand und setze dir idealerweise eine ganz persönliche Deadline mit Karenzzeit, vor der Frist.
Ein Projekt ist ein zielgerichtetes Vorhaben und besteht nicht selten aus vielen Unteraufgaben. Versuche die Buchhaltung ebenfalls in kleine Schritte aufzuteilen. Wenn du diese Etappenziele erreichst, stärkt es langfristig nicht nur dein Mindset, sondern auch deinen Blick auf deine Selbständigkeit und die Buchhaltung. Du könntest ebenso in Erwägung ziehen, bestimmte Teilbereiche aus der Buchhaltung oder dem Backoffice auszulagern und z.B. virtuelle Assistent:innen damit betrauen.
Seit einiger Zeit plane ich meine Buchhaltung sogar mit dem Projektmanagement-Tool ASANA. So habe ich eine konkrete Übersicht der einzelnen Aufgaben, Arbeitsschritte und auch zugehöriger Zahlenwerte, Korrespondenz und Dokumente.
Buchhaltungsphase entwickeln
Es ist ein Entwicklungsprozess bis du eine klare Buchführungsphase für dich festlegen kannst.
Wie gehe ich dabei vor? Für mich habe ich eine Art „Rückwärtskalkulation“ entdeckt und bringe sie in Anwendung, wenn ich den Zeitraum für meine Kund:innen und mich plane. Ausgangspunkt ist dabei immer der 10. des jeweiligen Monats, der auf den Buchhaltungsmonat folgt. Ausserdem baue ich mir immer mind. 2 Tage als Zeitpuffer (auch Wochenenden und Feiertage berücksichtigen) ein. Somit ist meine persönliche Deadline meist der 8. des Monats.
Anschliessend ist es wichtig den Arbeitsaufwand zu kennen. Im Durchschnitt gehe ich von ca. 3 Minuten pro Buchung aus, was den Upload, die Zuordnung und das Sichern des Belegs umfasst. Ausnahmen bilden dabei Anlagegüter, Abschreibung, sowie Buchungen am Monats, – Quartals- oder Jahresende. Damit kalkuliere ich dann meinen Zeitaufwand. Bei 100 Belegen kann ich also gut mit 300 Minuten rechnen. Hinzu kommt ggf. dass Belege sortiert, eingescannt oder gesichert werden müssen, sowie Korrespondenz, Auswertungen erstellen, Zahlenwerte erfassen und auslesen uvm.
Bist du der Typ „einmal alles durchziehen und gut ist“ und lässt das auch dein Business zu oder macht es mehr Sinn, die Buchhaltung an mehreren Tagen zu erledigen? Hier hilft manchmal nur ausprobieren. Denn es ist wichtig, individuell die Umstände und Möglichkeiten zu berücksichtigen. Hin und wieder kann dies sogar monatlich variieren. Auch bei mir ist das manchmal so. In der Regel beträgt bei mir die Buchführungsphase 2-3 Tage, weil ich mir diese Zeit nehmen möchte und dies so am besten in meine Arbeitszeit integriert bekomme. Stehen besonders viele Kundenprojekte an, die ich an einem Stück erledigen muss, dann reduziere ich die Buchhaltung mitunter auch auf einen Tag und arbeite diese komplett durch. Dann machen sich meine Karenztage besonders bewährt, an denen ich dann die Buchhaltung noch einmal prüfen kann, ehe ich die Zahlenwerte übermittle.
Rückwärtskalkulation also aus dem einfachen Grund, dass ich vom Steuertermin die besagten 2 Tage Karenzzeit abziehe, ebenso dann 2-3 Werktage und daher auf einen Starttermin um den 5. oder 6. des Monats (bei Wochenenden und Feiertagen ggf. auf den 2. oder 3.) komme.
Wenn der Aufwand zu groß ist oder wird
Irgendwann kommt der Zeitpunkt an dem man vor der Entscheidung steht, ob man die Buchhaltung selbst weiter erledigen kann und möchte oder in vertrauensvolle Hände Dritter gibt. Wann ist dieser Zeitpunkt? Pauschal lässt sich das nicht sagen. Das ist ebenso ganz individuell. Ich würde empfehlen so früh wie möglich auf Unterstützung zurückzugreifen, damit die Buchhaltung nicht zur Last wird. Je öfter du also anfängst diese am Wochenende oder am Abend zu erledigen, ist es aus meiner Sicht an der Zeit, die Buchhaltung abzugeben und extern erledigen zu lassen.
In meinem LIVE auf Instagram habe ich am vergangenen Mittwoch (27.04.2022) darauf Bezug genommen. Die Aufzeichnung findest du im Feed meines Instagram Account. Würdest du als Angestellte abends, vielleicht nachdem du die Kinder ins Bett gebracht hast, noch ins Büro fahren und dort die Buchhaltung für deine:n Arbeitgeber:in erledigen? Ich bin mir sicher, in den seltenen Fällen wird darauf mit „ja klar, unbedingt“ geantwortet. Und wir reden nicht von Ausnahmen. Warum also, wenn du dir mit deiner Selbständigkeit ein Stück „Freiheit“ aufgebaut hast, beginnst du damit deine Freizeit für dein Business zu opfern?
Die Investition, dass deine Buchhaltung in einem Steuerbüro oder von einer virtuellen Assistenz erledigt wird, zahlt sich am Ende immer aus. Zum einen weil dir Stress erspart bleiben kann und zum anderen, weil du Zeit für Kundenprojekte schaffst, die Einkommen generieren.
Ich hoffe, dass dir dieser Artikel helfen konnte einen anderen Blickwinkel für die Planung der Buchhaltung bzw. der Buchführungsphase zu entwickeln. Über eigenen Kommentar bzw. dein Feedback würde ich mich sehr freuen. Du kannst gern zusätzlich mein Newsletter abonnieren und monatlich Informationen, News und auch die Steuertermine erhalten.
Alles Gute für dich und dein Business,
Nadine von time&paper
